Деятельность кассира напрямую связана с продажей и расчетными операциями. При этом обязательным условием работы является заполнение справки-отчета. Как без ошибок заполнить справку по форме КМ-6? Рассказываем подробно в материале.
Что такое справка кассира-операциониста
Справка-отчет кассира-операциониста представляет собой форму отчета о доходе за смену или день, включающую данные счетчиков контрольно-кассовой техники (ККТ). Сотруднику необходимо каждый рабочий день заполнять справку по унифицированной форме КТ-6, сопровождая кассовыми и расходными документами.
Для чего нужна форма КМ-6
Справка-отчет фиксирует выручку кассира за смену и передается руководителю для обоснования всех доходов и расходов. Когда работник передает выручку инкассаторам, в справке необходимо сделать соответствующую пометку.
Форма КМ-6 нужна не только для сопровождения выручки, но и для проверки деятельности предприятия со стороны госорганов. Проверяющие сопоставляют реально полученные деньги и проведенные операции.
Также на основании данных справки формируется сводный отчет предприятия, в котором отражаются состояние счетчиков ККТ и доход от определенного вида деятельности.
Унифицированная форма КМ-6: особенности
При заполнении справки-отчета кассиру необходимо помнить о важных характеристиках:
справка заполняется по утвержденной Госкомстатом РФ форме КМ-6;
ошибки и нарушение общепринятых требований могут повлечь за собой штрафы;
справка-отчет заполняется в конце каждой смены или рабочего дня, не допускается заполнение формы за несколько смен;
заполненный документ вместе с деньгами также после окончания смены передается главному кассиру или в банк;
справки-отчеты должны храниться в течение пяти лет, после чего они утрачивают ценность.
Обратите внимание, что четвертый столбец в форме КМ-6 нужно заполнять только в том случае, если предприятие использует кассовую технику старого образца. Техника 2004 года и старше считается современной, поэтому кассиры не заполняют данную колонку.
Как заполняется справка-отчет кассира-операциониста: общие требования
Форма КМ-6 требует соблюдения основных правил при заполнении, как для юрлиц, так и для индивидуальных предпринимателей (ИП):
В первой строчке нужно указать наименование организации, фактический или юридический адрес (для последующих отчетов должен использоваться один и тот же) и контактный номер. Также нужно вписать наименование отдельного подразделения (если такое имеется).
В справке необходимо отразить название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
В документе обязательно надо поставить дату заполнения и номер справки-отчета.
Полученную выручку необходимо указать как в числовой, так и в текстовой форме.
В конце нужно заверить форму КМ-6 подписью кассира.
Обратите внимание, если деньги передаются в банк, необходимо поставить в справке соответствующую отметку. Так обычно поступает ИП, т.к. он является и кассиром-операционистом, и бухгалтером, и руководителем.
Бланк справки-отчета кассира-операциониста
Справка-отчет кассира-операциониста заполняется на унифицированном бланке. Форму КМ-6 в табличном и текстовом формате, а также образец заполнения документа можно скачать здесь.
Документы для скачивания
Пустой бланк справки кассира-операциониста по форме КМ-6
Форма КМ-6 имеет три блока: строчная часть, таблицы и заключение.
Как правильно заполнять первый блок:
в первых трех строчках указываются наименование, адрес и номер телефона организации;
ниже указывается наименование подразделения, если оно есть;
в ячейке справа вписывается ИНН предприятия;
в поле «Контрольно-кассовая техника» вводятся соответствующие данные о моделях ККТ (есть у старшего кассира и в документах кассовой техники);
если используется прикладная программа, то ниже вписывается необходимая информация;
в ячейке «Кассир» указываются фамилия и инициалы работника. Если кассиров несколько, то ячейка остается пустой;
в ячейке «Смена» вписывается номер Z-отчета (итоговый кассовый чек, который печатается при закрытии смены).
Пример заполнения таблицы
Затем идет промежуточное поле, где указываются номер справки, дата заполнения, время начала и окончания работы.
Таблица заполняется следующим образом:
в четвертом столбце заполняется информация для техники образца 2004 года и младше;
в пятом столбце вписывается сумма денег на начало смены/дня. Посмотреть сумму можно в девятой графе журнала кассира-операциониста за прошлую смену или в строке ГРОСС-ИТОГ X-отчета, который составляется на начало дня;
в шестом столбце таблице указывается сумма на конец смены/дня из ГРОСС-ИТОГА Z-отчета;
в седьмом столбце отражается сумма из строчки «Сменный итог» Z-отчета. При этом если был возврат денег, то в ячейку необходимо вписать сумму с вычетом всех возвратов;
в восьмом столбце вписывается сумма возврата (строка «Возвраты» Z-отчета), если такие были;
в девятом столбце указывается фамилия кассира-операциониста;
в последнем столбце ставится его подпись;
в ячейку «Итого» вписываются соответствующие суммы из седьмого и восьмого столбцов.
Пример заполнения таблицы
Пустые ячейки можно зачеркнуть, чтобы проверяющие видели, что кассир не пропустил их при заполнении.
Заключительная часть справки-отчета состоит из четырех пунктов:
в строке «Итого» от руки текстом указывается сумма выручки;
в строку «Принята…» вписывать ничего не нужно. Этот пункт нужен, когда на отчет выписывается приходной ордер;
строка «Сдана в банк» заполняется лишь в том случае, если выручка передается инкассаторам;
строка «Квитанция №» относится ко второй строке данного блока, поэтому без необходимости не заполняется.
В конце документа ставятся подписи и расшифровки кассира-операциониста, старшего кассира и руководителя.
Что делать со справкой после заполнения
После того, как форма КМ-6 полностью заполнена, следует передать ее вместе с выручкой главному кассиру, который уже направит ее директору или бухгалтеру.
Если главного кассира на предприятии нет, то нужно отдать справку-отчет сразу директору или бухгалтеру.
ИП обычно передает справку в банк.
Справка кассира-операциониста по форме КМ-6: ошибки при заполнении
Разберем основные ошибки, которые допускают кассиры-операционисты при заполнении формы КМ-6:
вписывают свой ИНН вместо ИНН предприятия;
оставляют пятый и шестой столбцы пустыми или путают их местами. Важно помнить, что в пятую графу вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в шестую графу ГРОСС-ИТОГ Z-отчета;
невнимательно заполняют данные.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
При этом за опечатки в справке-отчете кассира не накажут. Штраф может быть выписан только при указании недостоверной информации.
Итоги
Справка-отчет кассира-операциониста представляет собой форму отчета о доходе за смену или день.
Документ заполняется каждый день по унифицированной форме КМ-6.
Форма КМ-6 имеет три блока: строчная часть, таблицы и заключение.
Заполненный бланк передается вместе с выручкой главному кассиру, директору или бухгалтеру. В отдельных случаях направляется в банк.
