Письмо о смене реквизитов

Кому пишется письмо

Посредством такого послания о произошедших преобразованиях информируются партнеры, клиенты, заказчики, кредиторы, государственные и контролирующие органы. Отправлять такое оповещение в ФНС не нужно, так как банки обязаны оповестить фискалов о смене банковских реквизитов клиента.

Остальных контрагентов хозяйствующий субъект безусловно оповещает обо всех своих изменениях. Такое условие всегда фиксируется в договорах, которые подписывают стороны при заключении сделки. Чтобы избежать проблем с отправкой документации по недействующему адресу либо перечислению денег на старый счет, рекомендуется известить контрагента как можно раньше о смене реквизитов (заблаговременно либо сразу после изменений).

Кто пишет письмо

Написанием письма может заниматься секретарь, юрист, работники отделов, взаимодействующих с контрагентами либо сам руководитель. Главным условием при составлении документа является знание правил делового документооборота.

Требования по оформлению

Для написания письма можно воспользоваться фирменным бланком хозяйствующего субъекта либо обычным листом формата А4. Более предпочтительным считается первый вариант, так как это сделает документ официально значимым.

Унифицированной формы для такого письма не разработано, поэтому оно пишется в свободном стиле с соблюдением некоторых нормативов:

• в верхней части листа следует указать сведения об отправителе и получателе корреспонденции. В последнем случае пишется название юрлица, должность, ФИО сотрудника либо руководителя, которому адресовано послание;
• в информационном блоке письма адресат извещается об изменении реквизитов. Здесь указываются новые данные хозяйствующего субъекта и излагается просьба об их использовании при дальнейшем сотрудничестве.

При написании письма рекомендуется придерживаться делового стиля и вежливости по отношению к адресату. Необходимо следовать правилам русского языка, не допускать грамматических, лексических и пунктуационных ошибок.

Допускается рукописный и напечатанный на ПК текст. Но в каждом случае обращение подписывается руководителем либо иным уполномоченным сотрудником. Можно не заверять документ печатью, так как закон позволяет не использовать ее в своей работе предпринимателям и юрлицам.

Каждому контрагенту направляется заверенный надлежащим образом дубликат письма. Причем всю исходящую корреспонденцию необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Это делается на случай, если в дальнейшем возникнут сложности с контрагентом. Так отправитель сможет доказать, что письмо было выслано.

Рекомендации по написанию письма

В шапке документа необходимо указать следующее:

• в верхнем левом углу отражается информация об авторе письма (название без сокращений в соответствии с учредительной документацией, адрес и телефонный номер);
• в другом углу обозначаются сведения об адресате (название, должность и ФИО лица, которому отправляется послание);
• ниже указывается дата формирования письма и его номер в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
• далее в средней части листа фиксируется название документа «Письмо о смене реквизитов».

В теле письма обозначается такая информация:

• сначала получатель корреспонденции оповещается о смене определенных реквизитов компании-отправителя (здесь указываются новые реквизиты и дата, с которой они станут актуальными);
• далее отправитель излагает просьбу, которая касается обновления правил документооборота в связи со своими переменами;
• завершается документ подписью руководителя либо иного лица с расшифровкой и должностью.

Как отправляется письмо

Реквизиты считаются неотъемлемой частью официальных документов, поэтому извещение об их замене следует пересылать настоящим письмом. А если его отправить с уведомлением о получении, то у компании будут доказательства того, что адресат оповещен о произошедших изменениях надлежащим образом.

Чтобы ускорить процесс оповещения, заверенное письмо сначала можно направить контрагенту по электронной почте либо факсом. А затем оригинал письма высылается через Почту России.