Использование формы Т-3 помогает упорядочить сведения по кадровой структуре, численности персонала, заработной плате, надбавкам и прочее. Унифицированный бланк рекомендован всем хозяйствующим субъектам, имеющим в штате наемный персонал.
Распространено 2 противоположных мнения по поводу этого вопроса. Одно из них состоит в том, что хозяйствующие субъекты должны делать ШР. Им, как и трудовым договором, определяется трудовые обязанности работника, его оклад, надбавки.
Другое мнение состоит в том, что необходимость применения ШТ определяется руководством. В качестве обоснования используются такие аргументы:
То есть, на законодательном уровне отсутствует норматив, обязывающий работодателей использовать ШР. Но налоговики, сотрудник ФСС и ПФР могут потребовать такой документ. Первые проверяют ШР во время выездных проверок, представители Пенсионного фонда сверяют по нему информацию о трудовом стаже, а ФСС по ШР контролируют начисление страховых взносов.
ШР призвано выполнять следующие функции:
Юрлица самостоятельно определяю период действия ШР. Часто он не превышает года. С наступлением нового года ответственные специалисты разрабатывают новый документ. Такая ситуация характерна для предприятий с большой численностью. Маленькие компании зачастую пользуются ШР несколько лет.
Если произошли изменения после создания ШР (ввели дополнительные должности, изменили число штатных единиц, сумму заработка, наименование вакансий), то в него вносятся правки. Для этого формируется соответствующий приказ.
Форма №Т-3 разработана и утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 02.01.2004 года. Но с начала 2013 года хозяйствующие субъекты могут не использоваться в своей работе унифицированные бланки, а разрабатывать собственные. Также разрешено дополнять унифицированные формы показателями, которые необходимы юрлицу.
Бланк Т-3 включает в себя всю необходимую информацию, он удобен и привычен в использовании. По этим причинам большинство компаний и ИП предпочитают работать именно с такой формой. Выбор унифицированной формы либо разработанной самостоятельно отражается в учетной политике юрлица посредством соответствующего приказа.
Форма ШР включает в себя два блока: вводный и основной. Далее представлены советы по оформлению каждого из них.
В верхней строчке указывается название юрлица согласно с учредительной документацией. Если в ней зафиксировано краткое и полное наименование, то в ШР разрешается отразить любое из них. При наличии латинских символов в названии их также и пишут.
В правом углу пишется код ОКПО, ниже документу присваивается номер и указывается дата его составления. В следующей стоке фиксируется срок действия ШР, но так как его трудно предугадать в связи с постоянно происходящими изменениями, кадровики указывают срок утверждения документа.
Эта часть документа состоит из таблицы, включающей в себя 10 граф:
1 графа содержит название структурного подразделения (цеха, отдела, филиала). Для удобства подразделения указываются в порядке иерархии. Начинать лучше с административного блока, бухгалтерского, юридического, кадрового и прочих подразделений, занимающихся общим руководством. На следующем этапе вписываются отделы, ответственные за выполнение производственных задач компании (к примеру, отдел продаж, производственные цеха). Затем отображаются сведения о вспомогательных и обслуживающих участках (о складах, отделах снабжения).
2 графа показывает коды структурных единиц, которые устанавливает руководство. Для удобства основное подразделение числится под кодом 01, отделы, входящие в его состав — 01.01, 01.02 и прочее. Такая схема сделает понятной иерархическую систему фирмы.
3 графа включает в себя сведения о названии должностей, разрядов, квалификации сотрудников. Должности рекомендуется подбирать из ОКПДТР. Но в связи с тем, что классификатор не обновлялся с 1994 года, в нем могут отсутствовать современные профессии.
Если сотруднику полагаются льготы, компенсации и любые другие гарантии, то название должности необходимо выбрать из данного классификатора. Иначе гражданин не сможет претендовать на них.
4 графа отражает число штатных единиц для каждой должности. При наличии сотрудников, работающих по совместительству, их численность обозначается десятичными числами (0,25, 0,5, 0,75 и прочее).
Если планируется увеличение штата, то в ШР лучше сразу внести вакантные должности. В будущем это позволит избежать корректировок документа.
5 графа дает информацию об окладах для каждой должности.
6-8 графы содержат сведения о надбавках, выплачиваемых в компании (доплаты, премии, стимулирующие и поощрительные выплаты). В большинстве случаев они устанавливаются руководством. Но существуют определенные категории выплат, размер которых закреплен на законодательном уровне (например, за стаж, вредность и прочее). Сумма выплат может быть фиксированной или составлять определенный процент от оклада.
9 графа отражает общую сумму затрат, которые компания ежемесячно направляет на оплату труда в соответствии с занятыми должностями по ШР.
10 графа содержит в себе различные примечания (например, номера приказов).
В строке «Итого» указывается общая численность штатных единиц и фонд заработной платы за месяц, как сумма показателей по графе 9.
Документ заверяется подписями главбуха и начальника кадрового отдела. Также можно поставить печать, если хозяйствующий субъект использует ее в своей деятельности.
ШР станет действительным после того, как руководитель подпишет приказ о его утверждении. Разработкой документа может заниматься сам руководитель, если компания небольшая, либо ответственное лицо. В большинстве случаев это сотрудник кадрового, бухгалтерского или юридического отделов. Обязательства по формированию ШР за конкретным лицом закрепляются приказом и могут быть зафиксированы в трудовом договоре.
В приказе на утверждение ШР указывается следующее:
Сроки формирования ШР, его заверения и начала использования могут отличаться. Применять в работе расписание рекомендуется с начала месяца, так как зарплата начисляется ежемесячно с учетом отработанного времени.
Для внесения поправок в расписание руководителю потребуется подписать соответствующий приказ. Корректировки необходимы в следующих случаях:
Ответственный сотрудник приступает к внесению корректировок после подписания и ознакомления с приказом. Если исправлений много, то будет проще сделать новое расписание со следующим порядковым номером.
Чтобы ввести дополнительную должность в организации потребуется издать соответствующий приказ. Он формируется на основе служебной записки, в которой уполномоченное лицо просит руководство ввести дополнительную штатную единицу. С подобной просьбой обращаются к руководству начальники участков, на которых требуется дополнительная штатная единица. Чтобы убедить руководство в необходимости введения дополнительной штатной единицы потребуется привести письменное обоснование, статистические данные, подтверждающие нехватку работающего персонала. Также к записке следует приложить должностную инструкцию для будущего работника.
Если нужен человек, который будет подчиняться непосредственно руководству либо не будет состоять в подразделениях юрлица, то оформлением служебной записки занимается начальник кадрового отдела. К ней сразу можно приложить приказ и руководитель заверит его сразу после ознакомления с документами.
Оригинал приказа остается в кадровом отделе, его дубликаты передается в бухгалтерию и в тот отдел, в котором будет вводиться дополнительная единица. На следующем этапе ответственный работник вносит поправки в ШР.
При сокращении должностей либо персонала также потребуется вносить поправки в ШР. Согласно с п.2 ст.81 ТК РФ работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении за 2 месяца. Сделать это необходимо в письменной форме.
Также потребуются приказы с перечнем сокращаемых должностей либо работников и утверждении нового расписания. Такие распоряжения можно объединить в один документ. Новое ШР начнет действовать после того, как с сокращаемыми сотрудниками будут расторгнуты трудовые договоры.
При сокращении должностей править ШР требуется обязательно, так как только оно сможет подтвердить отсутствие свободных должностей и законность увольнения сотрудников.
Такие выписки могут потребоваться сотрудникам для предъявления в налоговую, Пенсионный фонд либо в ФСС. Запрашивается выписка посредством заявления либо устной просьбы. Руководство не может отказать сотруднику в получении документа, так как у последнего имеется право получать любую информацию, которая касается трудовой деятельности.
Выписка не дублирует ШР, а лишь содержит сведение, которые необходимы работнику:
Выписка оформляется работником кадрового отдела, заверяется им, руководством и начальником отдела кадров. Гражданину, спросившему выписку, также необходимо ее подписать. Факт выдачи выписка фиксируется в журнале учета исходящей документации и в личном деле работника.
Расскажите о нас своим друзьям