Бланк и пример заполнения счета на оплату

Для чего нужен счет

На законодательном уровне отсутствуют нормативы, устанавливающие обязательное использование счетов на оплату в хозяйственных операциях. Но по законодательным требованиям каждую сделку должно сопровождать подписание договора. А счет на оплату является неотъемлемой его частью. Он подтверждает то, что участники сделки пришли к соглашению по условиям оплаты и покупатель готов заплатить продавцу за полученный товар либо услугу.

Бизнесмены применяют в своей деятельности счета, так как они делают условия сделки более прозрачными и понятными. В связи с тем, что законодательство не предусматривает обязательств по использованию счетов, они не относятся к бухгалтерской документации. Счета необходимы для более эффективного взаимодействия участников сделки.

Когда счет обязательно нужен

В определенных ситуациях законодательство требует обязательно оформлять счета:

• при отсутствии в договоре суммы к оплате (например, за использование услуг связи);
• по сделкам, предполагающим уплату НДС;
• если продавец освобожден от НДС;
• когда продавец на ОСНО сам реализует продукцию или услуги через агентские договоры;
• при внесении предварительного платежа либо аванса.

Кто должен оформлять счет

Формированием и выставлением счетов занимается бухгалтерия. Готовый счет заверяется подписью руководителя компании и печатью (при наличии). Последнее условие соблюдать не обязательно, так как с 2016 года юрлица и ИП могут не пользоваться печатями и штампами.

Счет можно оформить на листе формата А4 либо на фирменном бланке. Последний способ считается более приемлемым, так как не потребуется указывать информацию о фирме-продавце. Документ формируется в 2-х экземпляров, один из них передается покупателю, другой остается у продавца.

Для счета на оплату не разработана унифицированная форма, поэтому ИП и юрлица могут использовать самостоятельно созданный бланк либо каждый раз выписывать счет в произвольном формате. Для экономии времени бизнесмены используют стандартные бланки, меняя лишь сведения о покупателе, наименование продукта либо услуги, стоимость, сумму и дату сделки. В счете можно дополнительно указать срок его действия, условия доставки и оплаты (к примеру, сумму предоплаты либо ее процент).

При наличии ошибок либо исправлений рекомендуется выписать новый счет на оплату. Только правильно оформленный документ может использоваться в качестве доказательства в суде, если между участниками сделки возникнут разногласия.

Как передается счет

Сформированный в электронном виде счет отправляется покупателю по электронной почте и распечатывается в 2-х экземплярах. После заверения руководителем один из них отправляется почтой покупателю, другой остается у продавца.

Рекомендации по формированию счета

При формировании документа необходимо следовать нормам делового документооборота, разработанного для документации данного вида:

• начинается счет со сведений о получателе платежа: необходимо указать название компании, ИНН, КПП, наименование банка и реквизиты счета, открытого в нем;
• ниже, в средней части листа, фиксируется наименование документа, его номер в соответствии с правилами внутреннего документооборота, дата выписки;
• далее следует указать название ИП либо компании-покупателя;
• в следующем блоке отражается информация о проданном товаре либо оказанной услуге: вид, цена, общая стоимость. Для удобства такие сведения можно представить в таблице либо в виде списка.

При оформлении счета в табличном виде в первом столбце следует указать порядковый номер реализованного товара либо услуги. В следующем – название продукта (услуги). Столбцы 3 и 4 отражают информацию по единицам измерения (штуки, килограммы, метры) и количеству. В столбце 5 указывается цена за единицу, а в следующем – общая стоимость. Плательщикам НДС необходимо выделить сумму налога в счете. Для этого нужно предусмотреть дополнительный столбец. При работе без НДС его просто не потребуется заполнять. В нижней части таблицы обозначается итоговая стоимость, а под таблицей она указывается прописью. Завершается документ подписью главбуха и руководителя.

Счет-фактура для компаний, работающих с НДС

Компании и ИП, работающие с НДС, используют счета-фактуры. Такие документы нужно выставить непосредственно после выполненных работ, отгрузки товаров либо оказания услуги. Счет-фактура необходим для удержания НДС с покупателя, с помощью документа можно подтвердить уплату этого налога и акцизов. Документ создается на специально разработанном бланке и может включать информацию о происхождении продукции. Если страной-изготовителем является не Россия, то следует указать номер таможенной декларации. Счет-фактура также выписывается в 2-х экземплярах.

Составляющие счета

Хотя на законодательном уровне форма счета не установлена, определенные компоненты в нем должны присутствовать:

• реквизиты участников сделки (наименование ИП или юрлица, организационно-правовой статус, юрадрес, компании дополнительно указывают КПП);
• информация о банке продавца (название, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов);
• коды ОКПО и ОКОНХ;
• порядковый номер счета и дата его создания (такие сведения необходимы для внутреннего пользования);
• сумма НДС, если необходимо. Указывается стоимость продукции без налога, сумма НДС и общая стоимость с учетом НДС;
• ФИО и подпись сотрудника, составившего счет.

Счет можно заверить печатью. Но это условие выполнять необязательно, так как с 2016 года ИП и юрлица вправе не пользоваться печатями и штампами.

С помощью счета оплачиваются товары или услуги

На основании счета покупатель может оплатить продукцию, услуги либо выполненные работы. Соответствующие сведения фиксируются в столбце «Назначение платежа». Если счет формируется для оплаты продукции, то в данном столбце обозначается ее полный перечень, единицы измерения (штуки, килограммы, литры и прочее), количество и сумма (без НДС, с ним и общая). Для оплаты услуг либо работ их вид указывается в столбце «Назначение платежа». Остальная информация аналогична.

В счете можно детально не указывать все виды товаров либо услуг, обозначив лишь реквизиты договора, приложением к которому он выступает. Но такие сведения должны присутствовать в товарно-транспортных накладных либо сметах, поэтому лучше отразить перечень продукции и услуг в счете.

Основные ошибки

Типичные недочеты при оформлении счета заключаются в следующем:

• отсутствие расшифровки подписи. Рядом с росписью необходима ее расшифровка. Онлайн-документ подписывается электронной подписью, поэтому таких проблем возникнуть не может;
• пропущен срок счета-фактуры. Он должен совпадать с датой выставления счета. Сделать это необходимо на протяжении 5 дней с момента отгрузки продукции либо оказания услуги;
• пропущен срок получения счета для оформления вычета по НДС. Заявить о нем необходимо в том налоговом периоде, в котором выставлен счет-фактура, подтверждающий право на оформление вычета. Избежать таких неприятностей можно отслеживая даты получения счетов с помощью почтовых извещений, квитанций, конвертов, записей в журнале регистрации входящей документации и прочее;
• у участников сделки в счетах-фактурах указаны разные даты и номера. Все сведения в счетах участников должны совпадать, в противном случае сделка может быть признана незаконной;
• ошибки в реквизитах (названии компаний или ИП, их адресах, ИНН и прочее). При наличии таких оплошностей счет будет признан недействительным.

Вносить правки в счет может только хозяйствующий субъект, выставляющий его. Неправильный показатель перечеркивается, с ним рядом указывается правильный. Правка заверяется подписью руководства и печатью (при наличии). Также необходимо обозначить дату внесения исправлений. Прочие юрлица и ИП не наделены правом вносить корректировки.