Часто контрагенты передачу ценностей сопровождают товарной накладной. Но в некоторых ситуациях может потребоваться дополнительная документация, например акт по приему-передаче. Этот документ подтверждает передачу товарно-материальных ценностей и содержит в себе их цену, а также качественные и количественные характеристики.
При возникновении споров между участниками сделки по количеству либо состоянию товаров (наличие неисправностей, брака и иных дефектов) акт будет входить в состав доказательной базы одной из сторон. При возникновении судебных споров этот документ будет основополагающим при вынесении решения.
Акт оформляется в обязательном порядке, если товар передается на ответственное хранение. В документе необходимо указать, в каком состоянии передается ценность, ее технические параметры, внешние характеристики, комплектность, количество, условия хранения. Необходимо написать ФИО сотрудника, назначенного ответственным за сохранность.
Также акт составляется для передачи дорогих и технически сложных товаров (к примеру, технологически сложные приборы, новейшие производственные устройства и прочее). В такой ситуации акт необходим для проверки, осмотра и иных подобных действий.
Подписывать акт могут только уполномоченные лица. Их полномочия должны подтверждаться приказом, доверенностью или письменным поручением директора, заверенным в нотариате.
На законодательном уровне не закреплены требования к составлению акта. При его оформлении достаточно придерживаться норм делового документооборота, разработанных для такого рода документации. Чтобы документ имел юридическую значимость, в нем потребуется указать:
реквизиты юрлиц или ИП, участвующих в сделке (название, адреса, телефоны, ОГРН, ИНН и прочее);
ФИО и должности представителей;
перечень передаваемых материальных ценностей;
стоимость, количество, качество товаров;
выявленные повреждения и неисправности;
претензии (при наличии).
Участники сделки также могут согласовать внесение дополнительных условий (например, порядок оплаты, поставки, оформление иных актов как приложений и прочее).
Акты пишутся на листе формата А4 и передаются каждому участнику, задействованному в сделке. Все экземпляры обязательно подписываются руководителями организаций либо их представителями. Документ можно утвердить печатью, если она имеется у юрлица или ИП. Но это условие соблюдать не обязательно, так как с 2016 года хозяйствующие субъекты могут не использовать печать в своей деятельности.
Рекомендации по составлению
В верхней части необходимо указать реквизиты документа, к которому прилагается акт (номер, дата договора) и номер приложения. Ниже потребуется зафиксировать сведения о компании, передающей продукцию (название без сокращений, организационно-правовая форма) и ФИО ее руководителя либо представителя. Здесь же следует написать, на основании какого документа действует руководитель или представитель (Устава, Положения, Доверенности). Далее аналогичная информация приводится о другом участнике сделки.
Следующий блок документа должен включать в себя:
подтверждение факта передачи товара и реквизиты договора, на основании которого осуществляется передача;
далее указывается перечень передаваемых ценностей. Удобнее его оформить в табличном виде. В первом столбце приводится порядковая нумерация передаваемых ценностей, в следующем – ее наименование, затем фиксируется количество, цена и итоговая стоимость;
под табличной частью дублируется итоговая цена передаваемых ценностей в цифровом и прописном варианте;
на следующем этапе нужно отобразить описание состояния и качества передаваемых ценностей. Здесь следует отметить ее отменное качество либо те замечания, которые появились в ходе осмотра. Далее для фиксации всех дефектов оформляется дополнительный документ;
ниже следует подтвердить, что у принимающего участника отсутствуют претензии;
затем необходимо отразить количество экземпляров акта;
завершается документ подписями участников. Это могут быть руководители компаний либо их представители.
Расскажите о нас своим друзьям