Выберите ваш город
  • Екатеринбург
  • Казань
  • Краснодар
  • Москва
  • Нижний Новгород
  • Новосибирск
  • Омск
  • Санкт-Петербург
  • Уфа
  • Челябинск
  • Астрахань
  • Балашиха
  • Барнаул
  • Брянск
  • Волгоград
  • Воронеж
  • Ижевск
  • Иркутск
  • Калининград
  • Калуга
  • Кемерово
  • Киров
  • Красноярск
  • Курск
  • Липецк
  • Махачкала
  • Набережные Челны
  • Новокузнецк
  • Оренбург
  • Пенза
  • Пермь
  • Ростов-на-Дону
  • Рязань
  • Самара
  • Саратов
  • Сочи
  • Ставрополь
  • Тверь
  • Тольятти
  • Томск
  • Тула
  • Тюмень
  • Ульяновск
  • Хабаровск
  • Чебоксары
  • Ярославль
  • Главная
  • Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов

Во время приема-передачи документов не обязательно составлять акт. Но в некоторых случаях контрагенты подписывают такой документ. В случае возникновения споров он сможет помочь в их решении и будет частью доказательной базы при разбирательствах в суде.

Акт может оформляться и для передачи документации внутри компании. Например, в случае увольнения одного сотрудника и приема на работу другого. В некоторых организациях посредством акта передается бухгалтерская и кадровая документация. В процессе приемки стоит основательно ее проверить, чтобы у нового сотрудника в будущем не возникло проблем.

Требования по оформлению акта

На законодательном уровне форма акта для приема-передачи документации не установлена. Компании формируют документ в свободном стиле либо самостоятельно разрабатывают бланк и используют его в деятельности. Текст можно напечатать на компьютере либо написать от руки на листе формата А4. Передающая и принимающая документацию стороны получают по своему экземпляру. На каждом из них должны быть подписи руководителей компаний либо их представителей.

Акт можно утвердить печатью организаций. Но это условие можно не исполнять, так как с 2016 года частные юрлица в своей работе могут не пользоваться печатями.  

В обязательном порядке акт должен включать в себя следующую информацию:

  • сведения о сторонах, осуществляющих прием-передачу документации. Если она представляет большую ценность, то в акте лучше указать как можно больше реквизитов об участниках: ИНН, ОГРН, КПП и прочее. Дополнительно следует внести в акт паспортные реквизиты сотрудников, задействованных в приеме-передаче. При передаче стандартного пакета документации достаточно упрощенного формата.
  • подробный перечень передаваемой документации с указанием количества экземпляров и названием.
  • в случае передачи оригинальных документов этот факт необходимо отразить в акте. Если они пропадут, то ответственность будет нести принявшая сторона. При передаче оригинальных документов передающему участнику следует сделать копию каждого из них.
  • при передаче копий каждая из них должна быть утверждена передающим участником.

Рекомендации по оформлению акта

При составлении акта стоит придерживаться требований делового документооборота. Оформляя акт о передаче документации необходимо указать следующее:

  • наименование и краткое обозначение сути документа.
  • ниже следует указать город, в котором осуществляет деятельность компания, составляющая акт.
  • затем фиксируются сведения о юрлице, передающем документацию: организационно-правовой статус (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и прочее), название, должность ответственного работника. В большинстве случаев таковым выступает директор либо гендиректор. Также можно указать ФИО (без сокращений) сотрудника, уполномоченного руководителем подписывать акт.
  • далее аналогичная информация указывается о компании, принимающей документацию.
  • следующая часть акта начинается с подробного перечня передаваемой документации. Его удобнее оформлять в табличном виде, так как в основном акты составляются для передачи особо ценной либо объемной документации.

Перечень документации вносится в таблицу по порядковым номерам. В столбце, следующем за столбцом с названием документа, указывается дата его формирования. Далее следует написать номер документа, присвоенный в соответствии с требованиями документооборота внутри компании. В следующем столбце отражается информация о том, в какой форме передается документ (утвержденная копия или оригинальный экземпляр). Затем следует записать количество листов в документе. В таблицу можно добавить дополнительные графы, если есть такая необходимость.

Ниже фиксируется информация о количестве составленных и переданных сторонам экземпляров акта. Завершается документ подписями руководителей обеих компаний. Подписание акта устанавливает ответственность принимающей стороны за сохранность, содержание и полноту полученной документации.  

Расскажите о нас своим друзьям
Дайте обратную связь